1 januari 2012 is de nieuwe Code E-mail ingegaan. Dit houdt in dat er veranderingen zijn in de regels bij het versturen van e-mail. De nieuwe Code E-mail wordt onderdeel van de Nederlandse Reclame Code en wordt daardoor dus ook gehandhaafd door de Nederlandse Reclame Code Commissie. De nieuwe e-mailregelgeving geldt voor zowel de zakelijke markt als voor de consumentenmarkt (persoonlijke e-mail valt hier niet onder). De belangrijkste punten hebben we voor jou op een rijtje gezet.

Regels voor het verkrijgen van e-mailadressen

De ontvanger dient expliciet toestemming te geven voor het ontvangen van commerciële mail.

Wat moet je juist wel doen?

• Geef op het inschrijfformulier altijd aan dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor commerciële mail.
• Wanneer de frequentie erg afwijkt van de te verwachten hoeveelheid, bijvoorbeeld dagelijks bij een nieuwsbrief, moet dit ook worden vermeld op het inschrijfformulier.
• Geef de ontvangers de mogelijkheid om zich uit te kunnen schrijven zonder dat ze daar eerst voor hoeven in te loggen.
• Voer iedere afmelding direct door in het e-mailbestand.

Je mag dus niet:

• Vooraf aangevinkte checkboxen op het inschrijfformulier hebben.
• De toestemming van commerciële mail verwerken in de algemene voorwaarden of het privacy statement.

Uitzondering op de regel zijn de huidige klanten

Aan huidige klanten hoef je geen expliciete toestemming te vragen om commerciële mails te sturen.

Wat is de definitie van een klant? De OPTA (toezichthouder) omschrijft het als volgt: “een klant is een partij die je geld geeft voor een product of dienst. Een via een gratis dienst (enquête, IQ-test, registratie op forum) verkregen e-mailadres is géén klant, en mag dus zonder aparte opt-in geen commerciële mail krijgen.”

Je mag klanten commerciële mail sturen als:

• Het eigen en gelijksoortige producten of diensten betreft.
• Er bij het verzamelen van de e-mailadressen de mogelijkheid wordt geboden om je af te melden.
• Er bij het verzamelen van e-mailadressen duidelijk is aangegeven dat het voor commerciële mail gebruikt gaat worden.
• Het e-mailadres is verkregen bij verkoop van een product/dienst.

Regels voor commerciële mail

• Commerciële mail dient Een werkend reply adres te hebben. no-reply@website.nl mag dus niet meer.
• Als afzender dien je de bestandseigenaar te tonen.
• Het dient De mogelijkheid te bevatten om je uit te schrijven.

Transparantie en een wereld zonder spam

Deze regels zijn weer een goede stap op weg naar een wereld zonder spam. Het moet dus voor de ontvanger duidelijk zijn waarvoor hij zijn toestemming geeft en van wie hij de commerciële mail gaat ontvangen. Daarnaast moet de ontvanger zicht ten alle tijden kunnen afmelden.

Meer over de nieuwe e-mailregelgeving vind je op de website van DDMA .